Wersja z dnia 27 września 2026
Umowa zawarta na odległość z chwilą zaakceptowania jej treści podczas rejestracji konta w systemie Gabinea, pomiędzy:
Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu opisanym w §2, wyłącznie po to, by Procesor mógł świadczyć usługę Gabinea zgodnie z Regulaminem. Umowa obowiązuje przez czas trwania umowy o świadczenie Usługi i wygasa razem z nią, z zastrzeżeniem §7.
Cel: prowadzenie dokumentacji zgód zabiegowych, kartoteki klientek, kalendarza wizyt oraz obsługa tabletu w placówce Administratora.
Charakter przetwarzania: przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, przeglądanie, udostępnianie personelowi Administratora, usuwanie i anonimizacja — w formie elektronicznej, przy użyciu systemów teleinformatycznych.
Kategorie osób: klientki i klienci Administratora, osoby zostawiające zapytanie na tablecie w poczekalni, personel Administratora korzystający z panelu.
Kategorie danych zwykłych: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść odpowiedzi na pytania niemedyczne, podpis odręczny złożony elektronicznie, historia wizyt, notatki personelu, dokumentacja wykonanych zabiegów (rodzaj zabiegu, data, osoba wykonująca, ustawienia urządzenia, użyte preparaty wraz z numerem serii), zdjęcia dokumentujące efekty zabiegów.
Kategorie danych szczególnych (art. 9 RODO): dane dotyczące zdrowia — informacje o ciąży i karmieniu piersią, przyjmowanych lekach, alergiach, chorobach przewlekłych, przeciwwskazaniach do zabiegu oraz stanie skóry, w zakresie, w jakim Administrator zbiera je w swoich formularzach zgód, a także zapisy o przebiegu zabiegu, reakcji skóry i powikłaniach, wprowadzane przez personel Administratora do kart zabiegowych.
Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z podprocesorów. Ich aktualna lista wraz z zakresem powierzonych danych i miejscem przetwarzania znajduje się na stronie Podprocesorzy i stanowi załącznik do niniejszej Umowy. Aktualnie Procesor korzysta z 7 podprocesorów.
O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Procesor informuje Administratora pocztą elektroniczną z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym czasie wnieść uzasadniony sprzeciw; jeżeli strony nie uzgodnią rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi ze skutkiem natychmiastowym, z zwrotem opłaty za niewykorzystany okres rozliczeniowy. Procesor nakłada na każdego podprocesora obowiązki nie mniejsze niż wynikające z niniejszej Umowy i odpowiada za jego działania jak za własne.
Każda ze stron odpowiada za szkodę wyrządzoną przetwarzaniem, jeżeli nie dopełniła obowiązków nałożonych przez RODO bezpośrednio na nią. Procesor nie odpowiada za treść formularzy zgód i klauzul informacyjnych wprowadzonych przez Administratora, za prawidłowość ustalonej przez niego podstawy prawnej przetwarzania ani za dane, które Administrator wprowadził do systemu bez podstawy prawnej.
Po zakończeniu świadczenia Usługi Procesor — zgodnie z wyborem Administratora — zwraca mu dane w postaci pliku eksportu albo je usuwa. Administrator może pobrać komplet danych samodzielnie przez panel przez 30 dni od zakończenia umowy. Po upływie tego terminu, jeżeli Administrator nie zażądał inaczej, Procesor trwale usuwa dane wraz z kopiami, z wyjątkiem tych, których zachowania wymagają przepisy prawa.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO oraz prawo polskie. Wszelkie zawiadomienia wynikające z Umowy strony kierują na adresy e-mail wskazane w panelu; po stronie Procesora jest to [email protected]. Zmiana treści Umowy wymaga poinformowania Administratora z 30-dniowym wyprzedzeniem i przyjęcia nowej wersji przy najbliższym logowaniu do panelu.
Zapisujemy datę akceptacji tej Umowy oraz jej wersję. Podgląd tego, co zaakceptował Twój gabinet, znajdziesz w panelu w zakładce Ustawienia → RODO i dane.