Wersja z dnia 27 września 2026
Gabinea to system, w którym gabinet kosmetologiczny prowadzi dokumentację swoich klientek. Dlatego dane dzielą się na dwie grupy i mają różnych administratorów:
Jeżeli jesteś klientką gabinetu i chcesz skorzystać ze swoich praw — zwróć się bezpośrednio do gabinetu, w którym podpisywałaś zgodę. My nie mamy prawa samodzielnie udostępniać ani usuwać jego dokumentacji.
Dane klientek gabinetu. Podstawę ustala gabinet jako administrator. Formularze udostępniane w systemie są zbudowane tak, aby dane zwykłe przetwarzane były w celu wykonania usługi i udokumentowania świadomej zgody (art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO), a dane o zdrowiu — wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody klientki (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą składa ona podpisem pod formularzem. Gabinet prowadzący działalność leczniczą może zamiast tego oprzeć się na art. 9 ust. 2 lit. h RODO; wybór podstawy należy do niego i powinien znaleźć odzwierciedlenie w jego klauzuli informacyjnej.
Zgoda na informacje handlowe od gabinetu. Formularz zgody zawiera osobny, nigdy wstępnie niezaznaczony ptaszek: klientka może pozwolić gabinetowi na wysyłanie jej informacji o promocjach i nowych zabiegach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Zapisujemy datę zgody i brzmienie klauzuli, którą klientka wtedy przeczytała — bez tego zgody nie dałoby się wykazać. Wycofanie odnotowujemy osobnym znacznikiem, więc gabinet zachowuje dowód podstawy wysyłek sprzed wycofania. My na tej podstawie nie wysyłamy niczego i nigdy nie kontaktujemy się z klientkami gabinetu — jesteśmy wobec tych danych procesorem, a wysyłkę gabinet prowadzi własnym narzędziem.
Dane gabinetu. Wykonanie umowy o świadczenie Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b), obowiązki podatkowe i rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c) oraz nasz uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemu i dochodzeniu roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f).
Dane klientek. Każdy gabinet ustawia własny okres retencji w panelu (Ustawienia → RODO i dane). Po jego upływie system automatycznie anonimizuje kartotekę: imię, nazwisko, dane kontaktowe i notatki są nadpisywane nieodwracalnym znacznikiem, a pliki podpisu, zdjęcia oraz dokument PDF zgody są trwale usuwane. Zachowujemy zanonimizowany zapis, że zgoda o danej treści została udzielona, wraz z odpowiedziami z ankiety i sumą kontrolną, oraz dokumentację wykonanych zabiegów (karty zabiegowe). Obie te części tracą powiązanie z tożsamością i zostają wyłącznie jako dowód, co zostało wykonane i że poprzedziła to zgoda. Dopóki gabinet nie ustawi okresu retencji, dane nie są automatycznie usuwane — decyzja o tym, jak długo dokumentacja jest potrzebna, należy do administratora danych, czyli do gabinetu.
Zapytania z tabletu usuwane są bezpowrotnie po 180 dniach od pozostawienia, niezależnie od ustawień gabinetu.
Dane konta gabinetu przechowujemy przez czas trwania umowy oraz — w zakresie danych rozliczeniowych — przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku). Po rozwiązaniu umowy gabinet ma 30 dni na pobranie kompletu danych; po tym terminie są one usuwane.
Korzystamy z 7 zewnętrznych dostawców. Pełna lista wraz z zakresem powierzonych im danych i miejscem przetwarzania — w tym informacja o transferach poza Europejski Obszar Gospodarczy i ich podstawie — znajduje się na osobnej stronie: Podprocesorzy.
W skrócie: baza danych i pliki leżą w Unii Europejskiej. Poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej, przekazujemy dane do dostawcy poczty (wysyłka PDF zgody na adres podany przez klientkę), do operatora płatności (wyłącznie dane rozliczeniowe gabinetu) oraz do dostawcy modelu językowego (patrz punkt 6). Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy nikomu w celach marketingowych.
Jeżeli gabinet włączy asystenta na tablecie, treść zadanego pytania jest wysyłana do zewnętrznego dostawcy modelu językowego (Anthropic PBC, Stany Zjednoczone — standardowe klauzule umowne). Wraz z pytaniem przekazujemy bazę wiedzy gabinetu: cennik, opisy zabiegów, FAQ i dokumenty, które gabinet sam wgrał.
Treść rozmowy nie jest przez nas nigdzie zapisywana — odnotowujemy wyłącznie pozbawiony treści licznik użyć. Asystent nie ma dostępu do bazy danych, więc nie zna kartotek, nazwisk ani wywiadów klientek. Dane przekazane do modelu nie są wykorzystywane do jego trenowania. Ponieważ jednak osoba stojąca przy tablecie może z własnej woli wpisać informację o swoim zdrowiu, ekran czatu wprost odradza podawanie danych osobowych i zdrowotnych.
Moduł marketingowy korzysta z tego samego dostawcy. Trafia do niego profil gabinetu, jego baza wiedzy oraz statystyki zbiorcze (np. liczba podpisanych zgód na dany zabieg w miesiącu). Nie trafiają tam imiona, nazwiska, numery telefonów, adresy e-mail ani notatki dotyczące konkretnych osób. System nie wysyła kampanii e-mail — generuje wyłącznie treść, którą gabinet wysyła samodzielnie ze swojego narzędzia, na własnej podstawie prawnej.
Klientkom gabinetu przysługuje prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu, a także prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Prawa te realizuje gabinet; udostępniamy mu w tym celu gotowe funkcje „Eksportuj dane” i „Anonimizuj” w kartotece klientki. Każdy odczyt, eksport i usunięcie dokumentacji jest odnotowywany w rejestrze dostępu.
Gabinetowi i jego personelowi przysługują te same prawa wobec danych konta — realizujemy je my, na wniosek wysłany na [email protected].
Każda z tych osób ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy.
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec kogokolwiek skutki prawne.
Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania Usługi: sesji logowania do panelu, tokenu sparowanego tabletu oraz zapamiętanej preferencji „zapamiętaj mnie”. Żaden z nich nie służy do śledzenia ani do celów marketingowych — dlatego nie prosimy o zgodę na cookies i nie pokazujemy baneru. Nie korzystamy z analityki zewnętrznej ani z pikseli reklamowych.
Szyfrowanie połączeń i danych w spoczynku, logiczna izolacja danych pomiędzy gabinetami wymuszana przy każdym zapytaniu do bazy, dostęp oparty na rolach, pliki w magazynie prywatnym dostępne wyłącznie przez wygasające odnośniki podpisane, rejestr dostępu do dokumentacji oraz ograniczenie uprawnień tabletu wyłącznie do zebrania podpisu. Pełny wykaz środków — w §4 Umowy powierzenia. O naruszeniu ochrony danych zawiadamiamy gabinet w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych przez Dostawcę: [email protected]. W sprawach dotyczących konkretnej wizyty i dokumentacji klientki — bezpośrednio z gabinetem, w którym była wykonana.