Wersja z dnia 27 września 2026
Regulamin określa zasady korzystania z systemu Gabinea — narzędzia do zarządzania zgodami zabiegowymi, kartoteką klientek, kalendarzem wizyt, tabletem w placówce oraz materiałami marketingowymi („Usługa”) — świadczonego w modelu subskrypcyjnym przez Piotr Kabelis, Leszczynki 56, 81-200 Gdynia, NIP 5833424293, wpisany do CEIDG („Dostawca”) na rzecz podmiotów prowadzących działalność kosmetologiczną lub medyczną („Gabinet”, „Klient”).
Usługa jest kierowana wyłącznie do przedsiębiorców i nie jest skierowana do konsumentów. Klientki Gabinetu nie są stroną tego Regulaminu — ich relacja prawna jest wyłącznie z Gabinetem.
Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji konta. Rejestracja wymaga podania danych rejestrowych Gabinetu (pełna nazwa podmiotu, NIP, adres siedziby) — są one niezbędne do oznaczenia stron umowy powierzenia przetwarzania danych, do wystawienia faktury oraz do klauzuli informacyjnej, którą Gabinet przedstawia swoim klientkom.
Umowa obejmuje bezpłatny okres próbny (30 dni), po którym korzystanie z Usługi wymaga wykupienia subskrypcji. Gabinet odpowiada za prawdziwość podanych danych, za zachowanie w poufności danych logowania oraz za działania osób, którym nadał dostęp do panelu.
Akceptując Regulamin, Gabinet zawiera jednocześnie umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Data akceptacji i wersja obu dokumentów są zapisywane i widoczne w panelu w zakładce Ustawienia → RODO i dane.
Usługa umożliwia: tworzenie i zarządzanie formularzami zgód zabiegowych, zbieranie podpisów elektronicznych (na tablecie w placówce lub zdalnie, przed wizytą), prowadzenie kartoteki klientek wraz z galerią zdjęć i notatkami, kalendarz wizyt, prezentację oferty oraz asystenta na tablecie w poczekalni, a także generowanie materiałów marketingowych.
Dostawca może rozwijać i modyfikować funkcje Usługi, o ile nie prowadzi to do istotnego ograniczenia jej zakresu w trakcie opłaconego okresu rozliczeniowego.
Wobec danych klientek Gabinetu administratorem jest Gabinet, a Dostawca — podmiotem przetwarzającym, działającym wyłącznie na udokumentowane polecenie Gabinetu. Zasady tego przetwarzania, w tym listę podprocesorów i środki bezpieczeństwa, określa Umowa powierzenia zawierana wraz z niniejszym Regulaminem. Wobec danych konta Gabinetu administratorem jest Dostawca — szczegóły w Polityce prywatności.
Za treść formularzy zgód i klauzul informacyjnych odpowiada Gabinet. Wzory dostępne w systemie są materiałem pomocniczym, a nie poradą prawną, i wymagają dostosowania do zakresu działalności Gabinetu — zasady korzystania z nich opisuje punkt 5. Gabinet odpowiada również za ustalenie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych o zdrowiu swoich klientek oraz za okres retencji ustawiony w panelu.
5.1. W systemie oraz na stronie z bezpłatnymi wzorami Dostawca udostępnia przykładowe wzory zgód, wywiadów i klauzul („Wzory”). Wzory są materiałem poglądowym, przygotowanym starannie, lecz bez analizy działalności konkretnego Gabinetu. Nie stanowią porady prawnej ani medycznej i nie zostały zweryfikowane przez prawnika ani lekarza, chyba że przy danym Wzorze wskazano inaczej. Pobieranie Wzorów bez konta reguluje odrębny regulamin bezpłatnych wzorów.
5.2. Przed użyciem Wzoru Gabinet sprawdza go i dostosowuje do wykonywanego zabiegu, stosowanych preparatów i urządzeń, zaleceń ich producentów oraz aktualnej wiedzy. Z chwilą dodania Wzoru do konta dokument staje się dokumentem Gabinetu, a Gabinet odpowiada za jego treść wobec swoich klientek.
5.3. Wzór nie przesądza, kto może wykonać dany zabieg. Gabinet odpowiada za to, by zabieg wykonywała osoba posiadająca wymagane uprawnienia, oraz za posiadanie wymaganego ubezpieczenia.
5.4. Dostawca aktualizuje Wzory według własnej oceny i nie zmienia dokumentów, które Gabinet już dodał do swojego konta. O nowszej wersji Wzoru Dostawca może informować w panelu.
5.5. Dostawca nie odpowiada za szkody wynikłe z użycia Wzoru bez sprawdzenia i dostosowania, o których mowa w punkcie 5.2, ani z wykonania zabiegu przez osobę nieposiadającą wymaganych uprawnień. Gabinet nie może dochodzić od Dostawcy zwrotu kwot zapłaconych klientkom w związku z zabiegiem lub treścią dokumentu, chyba że szkoda wynikła z umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa Dostawcy.
5.6. Punkt 5 dodano 27 września 2026 r.. Wobec Gabinetów, które zaakceptowały Regulamin wcześniej, obowiązuje po upływie 30 dni od powiadomienia o zmianie pocztą elektroniczną, zgodnie z punktem 9.
Opłaty subskrypcyjne pobierane są z góry, cyklicznie, za pośrednictwem operatora płatności Stripe, zgodnie z cennikiem prezentowanym przy wyborze planu. Podane kwoty są kwotami netto; do ceny doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki.
Brak płatności skutkuje zawieszeniem dostępu do Usługi (w tym dezaktywacją tabletu) do czasu uregulowania należności. Zawieszenie nie powoduje usunięcia danych — te pozostają dostępne po wznowieniu subskrypcji oraz przez okres opisany w punkcie 8.
Dostawca dokłada należytej staranności, by Usługa działała nieprzerwanie i bezpiecznie, nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności. Prace serwisowe planowane są w miarę możliwości poza godzinami pracy gabinetów.
Dostawca nie ponosi odpowiedzialności za treść zgód, ankiet, opisów zabiegów i innych materiałów wprowadzonych do systemu przez Gabinet, ani za decyzje medyczne i kosmetologiczne podejmowane na ich podstawie. Materiały generowane przez asystenta i moduł marketingowy powstają z użyciem modelu językowego, wymagają weryfikacji przed użyciem i nie stanowią porady prawnej ani medycznej.
Odpowiedzialność Dostawcy wobec Gabinetu z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłat wniesionych przez Gabinet w okresie dwunastu miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie to nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której zgodnie z RODO nie można wyłączyć.
Gabinet może zrezygnować z Usługi w dowolnym momencie przez panel subskrypcji lub kontakt z Dostawcą; dostęp wygasa z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego, bez zwrotu opłaty za okres rozpoczęty — z wyjątkiem rezygnacji będącej następstwem sprzeciwu wobec nowego podprocesora (§5 Umowy powierzenia) albo istotnej zmiany Regulaminu.
Po zakończeniu umowy Gabinet ma 30 dni na samodzielne pobranie kompletu swoich danych z panelu. Po tym terminie dane są trwale usuwane, chyba że Gabinet zażąda wcześniej ich usunięcia albo przepisy prawa nakazują ich zachowanie.
Dostawca może zmienić Regulamin, Politykę prywatności lub Umowę powierzenia, informując o tym Gabinet pocztą elektroniczną co najmniej 30 dni przed wejściem zmian w życie. Brak akceptacji uprawnia Gabinet do wypowiedzenia umowy przed tą datą, ze zwrotem opłaty za niewykorzystany okres.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Kontakt w sprawach umowy i rozliczeń: [email protected]. Ewentualne spory strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w braku porozumienia rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Dostawcy.